Medidas de seguridad a implementar con el nuevo reglamento europeo - LEXblogger

¿Qué medidas de seguridad me exige el nuevo reglamento de protección de datos?

Es probable que ya sepas que cumplir con la legislación en materia de protección de datos es mucho más que declarar unos ficheros y poner unos textos legales bien monos en el footer de tu web. Antes de hablar de las medidas de seguridad que nos trae el nuevo reglamento de protección de datos, veamos algunas cosas.

Para que nos aclaremos, la protección de datos es una cuestión de principios. No es un trámite, no es un paripé, no es un tema ornamental para que nuestros clientes piensen que somos legales y “guais” de cara a la galería mientras en la trastienda hacemos lo que nos viene mejor con sus datos.

Hablar de protección de datos es respetar, cuidar y ser responsables con la información que nos confían los demás para que desarrollemos nuestro trabajo.

Por eso no podemos pensar en la protección de datos como un mero trámite, porque se trata de algo bien distinto, se trata de un modelo de gestión responsable y comprometido de la información personal de otros y de una cultura de trabajo vinculada a la protección de esa información. Los usuarios ya se están familiarizando con sus derechos.

¿Eso qué significa?

Significa básicamente, tener en cuenta la seguridad de la información que recabamos, gestionamos y almacenamos y para eso, necesitamos pensar en las medidas de seguridad que debemos aplicar a esa información.

 

¿Qué pasará con las medidas de seguridad con el RGPD?

A diferencia de la LOPD, que imponía una serie de medidas de seguridad estándar en función a la clasificación de los ficheros (bajo, medio o alto), el nuevo reglamento parte de otro enfoque de la seguridad.

Ya no ofrece un repertorio de medidas de seguridad predefinidas que debemos aplicar, lo que plantea el nuevo reglamento es que esas medidas se establezcan en función al riesgo detectado.

Básicamente se trata de un enfoque proactivo en lo que respecta a la seguridad que exige no solo la existencia de esas medidas en un papel sino la aplicación efectiva de esas medidas.

 

¿De qué riesgos estamos hablando?

El artículo 5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina la necesidad de establecer garantías de seguridad adecuadas que eviten, fundamentalmente, dos cosas:

  • El tratamiento no autorizado o ilícito de datos personales.
  • La pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño accidental.

Para poder evitar ambos riesgos, se exige a las empresas y profesionales que gestionen información personal que establezcan medidas técnicas y organizativas encaminadas a asegurar la integridad y confidencialidad de los datos personales y la de demostrar que estas medidas se han llevado a la práctica (lo que conocemos como responsabilidad proactiva).

Como ves, ya no valen los paripés, el nuevo reglamento no los admite, toca ponerse las pilas y pensar que la seguridad no debe ser una imposición sino una cuestión de supervivencia.

¿Qué pasaría si todos los datos de tus clientes fueran filtrados? ¿Cómo podrías levantar cabeza si te borran toda tu base de datos y no tienes un respaldo de datos? ¿Y qué pasaría si tu lista de distribución empieza a recibir spam desde tu dominio sin que tu hayas intervenido?

Está claro que de pasarte algo de eso, tendrías no pocos problemas, para empezar, tu reputación quedaría resquebrajada, tanto como tu credibilidad, perderías tu principal activo de trabajo, tu base de datos, y en caso de denuncia, las sanciones que te impondrían serían tan dolorosas como un cubo de hielo en la cabeza.

La única manera de evitar todos esos problemones, es mostrar diligencia, algo que se consigue siendo capaz de acreditar que has hecho todos los esfuerzos necesarios para evitar que esto ocurriera, es decir, aplicando todas las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias.

 

¿De qué tipo de medidas de seguridad estamos hablando?

Como indicamos anteriormente, el RGPD indica que las medidas de seguridad deberán ser proporcionales y adecuadas al riesgo detectado, pero hay algunas medidas mínimas de seguridad que nos propone si los tratamientos que realizamos no entrañan riesgos elevados, es decir, si no tratamos datos especialmente protegidos, como los  relativos al origen étnico o racial, ideología política religiosa o filosófica, filiación sindical, datos genéticos y biométricos, datos de salud, y datos de orientación sexual de las personas así como cualquier otro tratamiento de datos que entrañe alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.

Las medidas de seguridad deben ser tanto técnicas como organizativas.

La agencia española de protección de datos propone una serie de medidas técnicas y organizativas que te transcribimos para que puedas conocerlas de primera mano.

 

#Medidas organizativas

 

Deberás informar a todo el personal con acceso a datos personales acerca de sus obligaciones con relación a los tratamientos de datos personales .La información mínima que será conocida por todo el personal será la siguiente:

 

Deber de confidencialidad y secreto

  • Se deberá evitar el acceso de personas no autorizadas a los datos personales, a tal fin se evitará: dejar los datos personales expuestos a terceros (pantallas electrónicas desatendidas, documentos en papel en zonas de acceso público, soportes con datos personales, etc.), esta consideración incluye las pantallas que se utilicen para la visualización de imágenes del sistema de videovigilancia. Cuando se ausente del puesto de trabajo, se procederá al bloqueo de la pantalla o al cierre de la sesión.
  • Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar seguro (armarios o estancias de acceso restringido) durante las 24 horas del día.
  • No se desecharán documentos o soportes electrónicos (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción.
  • No se comunicarán datos personales o cualquier información personal a terceros, se prestará atención especial en no divulgar datos personales protegidos durante las consultas telefónicas, correos electrónicos, etc.
  • El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del trabajador con la empresa.

 

Derechos de los titulares de los datos

Se informará a todos los trabajadores acerca del procedimiento para atender los derechos de los interesados, definiendo de forma clara los mecanismos por los que pueden ejercerse los derechos (medios electrónicos, referencia al Delegado de Protección de Datos si lo hubiera, dirección postal, etc.) teniendo en cuenta lo siguiente:

Previa presentación de su documento nacional de identidad o pasaporte, los titulares de los datos personales (interesados) podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición. El responsable del tratamiento deberá dar respuesta a los interesados sin dilación indebida.

Para el derecho de acceso se facilitará a los interesados la lista de los datos personales de que disponga junto con la finalidad para la que han sido recogidos, la identidad de los destinatarios de los datos, los plazos de conservación, y la identidad del responsable ante el que pueden solicitar la rectificación supresión y oposición al tratamiento de los datos.

Para el derecho de rectificación se procederá a modificar los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines del tratamiento.

Para el derecho de supresión se suprimirán los datos de los interesados cuando los interesados manifiesten su negativa u oposición al consentimiento para el tratamiento de sus datos y no exista deber legal que lo impida.

El responsable del tratamiento deberá informar a todas las personas con acceso a los datos personales acerca de los términos de cumplimiento para atender los derechos de los interesados, la forma y el procedimiento en que se atenderán dichos derechos.

 

Violaciones de seguridad de datos de carácter personal

Cuando se produzcan violaciones de seguridad DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, como por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales se notificará a la Agencia Española de Protección de Datos en término de 72 horas acerca de dichas violaciones de seguridad, incluyendo toda la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar al acceso indebido a los datos personales. La notificación se realizará por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en la dirección: https://sedeagpd.gob.es

 

#Medidas Técnicas

 

Identificación de usuarios

Cuando el mismo ordenador o dispositivo se utilice para el tratamiento de datos personales y fines de uso personal se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades. Deben mantenerse separados los usos profesional y personal del ordenador.

Se recomienda disponer de perfiles con derechos de administración para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los datos personales. Esta medida evitará que en caso de ataque de ciberseguridad puedan obtenerse privilegios de acceso o modificar el sistema operativo.

Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas electrónicos. La contraseña tendrá al menos 8 caracteres, mezcla de números y letras.

Cuando a los datos personales accedan distintas personas, para cada persona con acceso a los datos personales, se dispondrá de un usuario y contraseña específicos (identificación inequívoca).

Se debe garantizar la confidencialidad de las contraseñas, evitando que queden expuestas a terceros. En ningún caso se compartirán las contraseñas ni se dejarán anotadas en lugar común y el acceso de personas distintas del usuario.

 

Deber de salvaguarda

Las medidas técnicas mínimas para garantizar la salvaguarda de los datos personales:

  • Actualización de ordenadores y dispositivos: Los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse actualizados en la media posible.
  • Malware: En los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema de antivirus que garantice en la medida posible el robo y destrucción de la información y datos personales. El sistema de antivirus deberá ser actualizado de forma periódica.
  • Cortafuegos o firewall: Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales se velará para garantizar la existencia de un firewall activado en aquellos ordenadores y dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales.
  • Cifrado de datos: Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la posibilidad de utilizar un método de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la información.
  • Copia de seguridad: Periódicamente se realizará una copia de seguridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el trabajo diario. La copia se almacenará en lugar seguro, distinto de aquél en que esté ubicado el ordenador con los ficheros originales, con el fin de permitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida de la información.

También advierten muy acertadamente que las medidas de seguridad serán revisadas de forma periódica y que esta revisión podrá realizarse por mecanismos automáticos (software o programas informáticos) o de forma manual.

Recuerda que debes considerar que cualquier incidente de seguridad informática que le haya ocurrido a cualquier conocido te puede ocurrir a ti, por eso debes tomar todas las medidas necesarias para evitarlos.

2 comentarios en “¿Qué medidas de seguridad me exige el nuevo reglamento de protección de datos?”

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